หลักการและเหตุผล
ในแต่ละประเทศมีวัฒนธรรมการทำงานแตกต่างกัน ซึ่งเกิดจากปัจจัยหลาย ๆ อย่างที่คนในประเทศนั้นเจอ ทั้งหมดล้วนหล่อหลอมให้เกิดรูปแบบการทำงานขึ้นมา จนกลายเป็นวัฒนธรรมการทำงานของคนในชาตินั้น วัฒนธรรมการทำงานแบบญี่ปุ่นมีความแตกต่างชัดเจน ไม่เหมือนชาติอื่นในโลก มีการทำงานที่เป็นระบบ เป็นขั้นตอน มีหลักการ และมีการวิเคราะห์ถึงสาเหตุต่าง ๆ ตัวอย่างเช่น การแก้ปัญหาในกระบวนการผลิต มีการใช้ QC Story หรือต้องมีการวิเคราะห์รากสาเหตุของปัญหา (Root Cause Analysis) เป็นต้น นอกจากนี้ วัฒนธรรมในการทำงานแบบญี่ปุ่นยังเน้นการทำงานเป็นทีม การให้ความสำคัญกับระบบอาวุโส ระเบียบวินัย และการใช้ระบบ Ho Ren So
ระบบ Ho Ren So มีความสำคัญมากในกระบวนการผลิต และเป็นหัวใจสำคัญในการทำงาน Ho Ren So จะทำให้การทำงานของเราเป็นไปอย่างราบรื่น ไม่ติดปัญหา โดยเฉพาะในสถานการณ์ที่เราไม่เข้าใจ เกิดความผิดปกติ หรือมีข้อผิดพลาดขึ้น ถ้าเราไม่มีการรายงาน แล้วตัดสินใจแก้ปัญหาเอง อาจส่งผลเสียมากกว่าที่เราคาดคิดได้ นอกจากการรายงานแล้ว ระบบ Ho Ren So ยังเอื้อให้เราได้ใช้ประโยชน์จากหัวหน้า ผ่านการของคำปรึกษาได้อีกด้วย ทำให้เราสามารถพัฒนาตนเองให้ดีขึ้น
องค์ประกอบของระบบ Ho Ren So มีดังนี้
- 1) การรายงาน (Ho – Houkoku – โฮโคคุ)
- 2) การติดต่อ (Ren – Renraku – เรนราคุ)
- 3) การปรึกษา (So – Soudan – โซดัง)ตัวแบบ DISC ของ JURAN
การประยุกต์ใช้ Ho Ren So สามารถใช้เมื่อเราทำงานเสร็จ รายงานความคืบหน้าของงาน เมื่อเกิดข้อผิดพลาดในการทำงาน เมื่อมีสิ่งผิดปกติในการทำงาน เมื่องานเกิดปัญหาขึ้น เมื่อจำเป็นต้องปรับเปลี่ยนวิธีการทำงาน หรือเมื่อได้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์ต่อการทำงาน และอื่น ๆ —– โดยเราสามารถใช่ร่วมกับเครื่องมือวิเคราะห์คน 4 รูปแบบ หรือเรียกว่า DISC พร้อมกับเทคนิคการสร้างสัมพันธภาพที่ดีด้วยหลักการ Rapport & 4Fs ซึ่งจะทำให้ประสิทธิภาพของการใช้ระบบ Ho Ren So ของเรามีประสิทธิภาพสูงขึ้น โดยการปรับสไตล์การสื่อสารให้เหมาะสมกับคนแต่ละประเภท แต่ยังอยู่ภายใต้หลักการของ Ho Ren So
วัตถุประสงค์
- เพื่อให้ผู้เรียนตระหนักถึงความสำคัญของการสื่อสารและรายงานในสายการผลิต
- เพื่อให้ผู้เรียนเข้าใจการสื่อสารแบบ Ho Ren So (โฮ เรน โซ)
- เพื่อให้ผู้เรียนปรับปรุงการสื่อสาร Ho Ren So ภายในองค์กร
- เพื่อให้ผู้เรียนวิเคราะห์กรณีศึกษาด้วยองค์ความรู้ Ho Ren So
เนื้อหาหลักสูตร
Module 1 – วัฒนธรรมการทำงานแบบญี่ปุ่นและ Ho Ren So (โฮ เรน โซ)
- สำรวจรูปแบบการสื่อสารภายในองค์กร
- ความสำคัญของการสื่อสารและรายงานในสายการผลิต
- วัฒนธรรมในการทำงานแบบญี่ปุ่นแนวคิดในการทำกำไรของธุรกิจสมัยใหม่
- การทำงานเป็นทีม
- การให้ความสำคัญกับระบบอาวุโส
- ระเบียบวินัย
- การใช้ระบบ Ho Ren So
- ความหมายของ Ho Ren So
- Ho Ren So หัวใจสำคัญของการทำงาน
- 10 คุณสมบัติของพนักงานที่ชาวญี่ปุ่นชอบ
- Activity I: ตรวจสอบสไตล์การทำงานตนเองและองค์กร
Module 2 – การเตรียมตัวสื่อสารและประสานงาน
- ประเมินคู่สนทนาด้วยลักษณะคน 4 แบบ (DISC)
- การสร้างสัมพันธภาพที่ดีด้วยหลักการ Rapport & 4Fs
- เทคนิค 3A เตรียมพร้อมก่อนสื่อสาร (Aware Accept Adjust)
- Activity II: ฝึกประเมินคนรอบข้าง 3 ระดับ
Module 3 – การประยุกต์ใช้การสื่อสารแบบ Ho Ren So
- สถานการณ์ที่จำเป็นต้องใช้ Ho Ren So
- วิธีการใช้ Ho Ren So ภายในแผนกผลิต
- การใช้ 5W1H ในการสื่อสารแบบ Ho Ren So
- 1) การรายงาน (Ho – Houkoku – โฮโคคุ)
- หลักการสำคัญ 2 ประการของการรายงาน Houkoku
- องค์ประกอบของการรายงาน Houkoku
- ผลลัพธ์ ข้อเท็จจริง และข้อคิดเห็น
- 2) การติดต่อ (Ren – Renraku – เรนราคุ)
- สถานการณ์ที่จำเป็นต้องติดต่อ
- ติดต่อทันที – เกิดปัญหาที่ส่งผลต่อการทำงาน
- สม่ำเสมอ – Update ความคืบหน้าของงาน
- เรื่องเร่งด่วน – รายงานแบบ Face to Face
- 3) การปรึกษา (So – Soudan – โซดัง)
- องค์ประกอบสำคัญของการปรึกษา
- เรื่องงาน หรือ เรื่องส่วนตัว
- ให้ความสำคัญการนัดหมาย (มารยาท)
- เตรียมไอเดียส่วนตัวก่อนการปรึกษา
- Activity III: ปรับปรุงการสื่อสาร Ho Ren So ภายในองค์กร
- Case Study: วิเคราะห์และแก้ปัญหาในกรณีศึกษาด้วย Ho Ren So
