การเขียนมาตรฐานขั้นตอนและวิธีการปฏิบัติงาน (Standard Operating Procedures and Work Instructions)

หลักการและเหตุผล

ธุรกิจในปัจจุบันมีการแข่งขันกันสูงขึ้นทั้งในส่วนของการบริการและการผลิต ดังนั้นคำว่า “คุณภาพ” (Quality) ในสินค้าและบริการ จึงเป็นสิ่งที่องค์กรไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้ มีข้อเท็จจริงว่า “การปฏิบัติงานของพนักงานทุกระดับในองค์กรมีผลกระทบต่อคุณภาพของผลิตภัณฑ์” ดังนั้นการฝึกอบรมให้พนักงานสามารถปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยถูกต้องตามมาตรฐานขั้นตอนการปฏิบัติงาน (Standard Operating Procedures) และวิธีการปฏิบัติงาน (Work Instruction) จึงเป็นสิ่งที่องค์กรควรให้ความสำคัญ

จากความสำคัญดังกล่าวข้างต้น องค์กรต้องพัฒนาเอกสารระบบคุณภาพเพื่อรองรับการปฏิบัติงานในแต่ละแผนกที่มีความสัมพันธ์เชื่อมโยงกัน ดังนั้นผู้ที่รับผิดชอบการพัฒนาเอกสารระบบคุณภาพต้องมีความรู้ในองค์ประกอบของมาตรฐานขั้นตอนการปฏิบัติงาน (SOP) และเลือกใช้เอกสารและเครื่องมือที่เหมาะสมได้ นอกจากนี้ยังต้องมีความเข้าใจเทคนิคของการเขียนวิธีปฏิบัติงาน (WI) อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งทั้งหมดล้วนส่งผลต่อคุณภาพของผลิตภัณฑ์ในที่สุด

เทคนิค 5 ข้อ ของการเขียนวิธีการปฏิบัติงาน (Work Instruction) มีหลักการสำคัญดังนี้

การแตกงานทั้งกระบวนการเป็นองค์ประกอบย่อย
ความสัมพันธ์ของการเขียนและลงรายละเอียดข้อมูล
หลักการสื่อความเข้าใจด้วยรูปภาพ
การลงรายละเอียดเพื่อเน้นความสำคัญของคุณภาพ
การลงรายละเอียดเพื่อเน้นความสำคัญของความปลอดภัย

วัตถุประสงค์

เพื่อให้ผู้เรียนตระหนักถึงความสำคัญของคุณภาพในสินค้าและบริการ โดยคุณภาพที่เกิดขึ้นมาจากการปฏิบัติงานให้ถูกต้องตามมาตรฐานขั้นตอนการปฏิบัติงาน (Standard Operating Procedures) และวิธีการปฏิบัติงาน (Work Instruction)
เพื่อให้ผู้เรียนมีเครื่องมือและเทคนิคในการพัฒนามาตรฐานขั้นตอนการปฏิบัติงาน (Standard Operating Procedures) และวิธีการปฏิบัติงาน (Work Instruction) และสามารถนำไปประยุกต์ใช้ได้ด้วยตนเอง

เนื้อหาหลักสูตร

Module 1 – พื้นฐานการเขียนมาตรฐานขั้นตอนและวิธีการปฏิบัติงาน (SOP and WI)

กิจกรรมปรับคลื่นความถี่สมองก่อนการเรียนรู้
วิเคราะห์สภาพปัจจุบันของ SOP and WI
แนวคิดในการทำกำไรของธุรกิจสมัยใหม่
จิตสำนึกความเป็นเจ้าของกับการเขียน SOP and WI
กรณีศึกษา: คุณภาพของผลิตภัณฑ์กับวิธีการปฏิบัติงาน
ความสำคัญของวิธีการปฏิบัติงานกับการสอน (OJT)
Work Instruction ภายในวงจรควบคุมคุณภาพ (SDCA)
Work Instruction ภายในวงจรปรับปรุงคุณภาพ (PDCA)
การปรับปรุง WI ภายใต้กระบวนการปรับปรุงคุณภาพ
Activity I: ทบทวนสถานะ SOP and WI และคัดเลือกมาปรับปรุง

Module 2 – การพัฒนามาตรฐานขั้นตอนและวิธีการปฏิบัติงานอย่างเป็นระบบ

องค์ประกอบของมาตรฐานขั้นตอนการปฏิบัติงาน (SOP)
เอกสารที่เกี่ยวข้องและ Flow Chart ประกอบการเขียน SOP
ตัวอย่างเรียนรู้ของมาตรฐานขั้นตอนการปฏิบัติงาน
เทคนิค 5 ข้อ ของการเขียนวิธีการปฏิบัติงาน (WI)
- การแตกงานทั้งกระบวนการเป็นองค์ประกอบย่อย (Breakdown of work process)
- ความสัมพันธ์ของการเขียนและลงรายละเอียดข้อมูล (Writing and details in each step by step)
- หลักการสื่อความเข้าใจด้วยรูปภาพ (Principle of communication with picture)
- การลงรายละเอียดเพื่อเน้นความสำคัญของคุณภาพ (Quality awareness)
- การลงรายละเอียดเพื่อเน้นความสำคัญของความปลอดภัย (Safety awareness)
Activity II: การฝึกเขียน Work Instruction จากตัวอย่างคลิปวีดีโอ
Activity III: การปรับปรุง Work Instruction ของกระบวนการ